今後やりとりの密度が上がることを見越して提案です
グループウェアを導入してみませんか
https://live.cybozu.co.jp/
会社勤めの人なら一度は類似の物にふれたことがあると思うのですが
スケジュールや資料などを共有出来てプロジェクト管理には便利なサービスです
最近は少額ながら有料なサービスが多いですが
このサイボウズliveは来年廃止決定の無料サービスです
今週前半で一度立ち上げてみようと思うので良かったら検討してみてください