>>1

それとこれとは別問題



大臣官房総務課　標準文書保存期間基準（保存期間表)
・儀式、行事、表彰及び式典開催に係る出欠確認資料（FAX・メール等）
　保存満了時の措置　廃棄

行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律
第三条　行政機関は、個人情報を保有するに当たっては、法令の定める所掌事務を遂行するため必要な場合に限り、
　　　　かつ、その利用の目的をできる限り特定しなければならない。
２　行政機関は、前項の規定により特定された利用の目的（以下「利用目的」という。）の達成に必要な範囲を
　　超えて、個人情報を保有してはならない。



当たり前のルール