Xsollaとかいう管理システムかなんかが日本語対応してて
自動応答が日本語になるだけで
現地スタッフは英語じゃないと通じないだろうから英語でしたよ
↓みたいな感じで、実際は前後に拝啓敬具的なお決まりの文言を入れたけど
なくても大丈夫だろ、xxxのとこは注文時の返信にあったやつをいれる

Please refund my payment.

number　xxxxxxx
date xx/xx/xxxx
mailaddress xxx@xxxxxxx